Totgeglaubte leben länger?

Das BAG erschüttert eine jahrzehntelang genutzte Zustellpraxis. Doch die Deutsche Post hat nachgebessert. Alexander Bissels und Stefan Steeger fragen: Ist das Einwurfeinschreiben damit wieder ein verlässlicher Nachweis für den Zugang?

Gegenwärtig wird ein Urteil des BAG zum Einwurfeinschreiben heiß diskutiert (Urteil vom 07.05.2026 - Az. 2 AZR 184/25). Im Zentrum steht die Frage, ob der Zugang eines arbeitgeberseitig an den Arbeitnehmer übermittelten Schriftstücks bei Verwendung eines Einwurfeinschreibens durch einen Anscheinsbeweis bewiesen werden kann. Dies soll – zumindest nach überwiegender Ansicht – beim bisher durch die Post verwendeten analogen "Peel-off-Verfahren" der Fall sein, wenn der Einlieferungsbeleg in Verbindung mit der dokumentierten Zustellung durch den Auslieferungsbeleg vorgelegt werden kann.

Diese Beweiserleichterung gerät durch die Digitalisierung des Zustellprozesses ins Rutschen. Die Deutsche Post AG verwendet inzwischen keine physischen Einlieferungs- oder Zustellnachweise (z.B. Aufkleber) mehr, sondern Scanner und digitale Datensätze.

Kein Anscheinsbeweis bei Scan-Verfahren

Im BAG-Fall hatte eine Arbeitgeberin einen Mitarbeiter nach wiederholten krankheitsbedingten Fehlzeiten bereits mehrfach zu einem Gespräch im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM) geladen und im Oktober 2023 ein weiteres Einladungsschreiben per Einwurfeinschreiben versandt. Der Mitarbeiter klagte und bestritt im Verfahren, dass ihm dieses Schreiben zugegangen ist. Ein weiteres bEM fand daher nicht statt. Die spätere Kündigung scheiterte letztlich – mangels eines bEM – an deren Unverhältnismäßigkeit.

Das BAG knüpft mit Blick auf den Zugang zunächst an bekannte Grundsätze an. Eine Erklärung unter Abwesenden geht zu, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass dieser unter normalen Verhältnissen von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann. Die Darlegungs- und Beweislast für den Zugang trägt der Absender, hier also die Arbeitgeberin. 

Den Beweis für den Zugang konnte die Arbeitgeberin – zumindest nach Ansicht des BAG – nicht erbringen. Sie blieb beweisfällig und verlor das Verfahren. Der 2. Senat entschied: Für das bei der Zustellung angewendete (digitale) Scan-Verfahren der Deutschen Post gibt es keinen Anscheinsbeweis.

Scanvorgang, bevor der Brief eingeworfen wird

Dieses Scan-Verfahren läuft wie folgt ab: Am Zustellort angekommen vergewissert sich der Zusteller, dass der Name des Empfängers am Hausbriefkasten steht. Sodann scannt er die Einlieferungsnummer des Einschreibens mit seinem Scanner. Die Einlieferungsnummer wird durch das Scannen im Scannersystem hinterlegt. Danach unterschreibt der Zusteller auf dem Eingabefeld des Scanners und dokumentiert so diesen Vorgang. Das Datum wird automatisch im System hinterlegt. Der Zusteller beendet den Systemvorgang im Scanner und wirft den Brief anschließend in den Hausbriefkasten. Die Daten werden sofort vom Scanner in das Trackingsystem der Deutschen Post übertragen.

Ausschlaggebend für die Ablehnung eines Anscheinsbeweises durch das BAG ist, dass der Zusteller den vorgegebenen Text auf dem Scanner ("Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt") unterschreibt und den Scanvorgang beendet, bevor er den Brief tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen hat. Damit wird der Auslieferungsbeleg im elektronischen System auch bei einem regelkonformen Vorgehen des Postangestellten zu einem Zeitpunkt generiert, zu dem noch keine Zustellung stattgefunden hat. 

Ein solcher Auslieferungsbeleg kann nicht den Anschein begründen, dass ein "Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt" wurde, sondern allenfalls, dass ein solcher Vorgang unmittelbar bevorsteht. Das vorgegebene Verfahren und die Angaben auf dem Auslieferungsbeleg entsprechen einander daher nicht. Der Auslieferungsbeleg ist – zumindest für einige Augenblicke – objektiv unwahr. Der vom Postangestellten mittels Unterschrift bekundete Geschehensablauf hat zu diesem Zeitpunkt (noch) nicht stattgefunden. Damit entfällt der für die Annahme eines Anscheinsbeweises maßgebliche Anknüpfungspunkt der Bestätigung einer bereits erfolgten Zustellung.

Der maßgebliche Aspekt liegt also in der zeitlichen Logik des Verfahrens. Wer die Zustellung bestätigt, bevor er das Schreiben tatsächlich in den Briefkasten einlegt, belegt aus Sicht des BAG eben noch keinen bereits erfolgten, sondern allenfalls einen unmittelbar bevorstehenden Einwurf. Wenn aber die Bestätigung der Zustellung zeitlich vor der eigentlichen Zustellung liegt, fehlt dem Senat der tragfähige Anknüpfungspunkt für einen typischen Geschehensablauf. 

Damit entschied das BAG nicht, dass das Einwurfeinschreiben für die Dokumentation des Zugangs als solches ungültig ist, sondern lediglich, dass das konkret angewendete Scan-Verfahren der Deutschen Post AG hierfür nicht ausreicht.

Diese Alternativen gibt es

Für die Praxis ist die Botschaft des BAG klar: Wer empfangsbedürftige Erklärungen zukünftig rechtssicher übermitteln will, kann sich auf das Einwurfeinschreiben der Deutschen Post – zumindest auf Grundlage des oben geschilderten Prozesses – nicht (mehr) verlassen. Das gilt nicht nur für die Übermittlung einer Einladung zum bEM, sondern für sämtliche empfangsbedürftigen Willenserklärungen, insbesondere für eine Kündigung. Die vom BAG entwickelten Grundsätze sind allerdings keine Einbahnstraße zu Lasten des Arbeitgebers, sondern gelten auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die Erklärungen an den Arbeitgeber auf den Weg bringen, insbesondere wenn sie kündigen wollen. 

Arbeitgeber sind vor diesem Hintergrund gut beraten, empfangsbedürftige Willenserklärungen, insbesondere Kündigungen, zukünftig persönlich – unter Zeugen – zu übergeben. Ist dies nicht möglich, z.B. aufgrund einer längeren (krankheitsbedingten) Abwesenheit des Arbeitnehmers oder einer dezentralen Betriebsstruktur, sollte auf einen "reitenden Boten" oder externe Dienstleister zurückgegriffen werden. Der Zustellungsprozess muss in diesem Fall lückenlos dokumentiert werden.

Teilweise wird auch die Zustellung per Gerichtsvollzieherin oder Gerichtsvollzieher empfohlen. Das mag zwar rechtssicher sein, ist aber in der Praxis oftmals untauglich, da der Arbeitgeber in der Regel nicht verlässlich darauf einwirken kann, wann der Gerichtsvollzieher das Schreiben tatsächlich zustellt. Dies gilt insbesondere bei zeitkritischen Erklärungen wie Kündigungen.

Mitunter wird empfohlen, sich eines Einschreibens mit Rückschein zu bedienen. Eine entsprechende Zustellung hat allerdings ebenfalls ihre Tücken. Trifft der Zusteller den Empfänger bei der Übergabe des Schreibens nicht an, hinterlegt er eine Nachricht im Briefkasten, in der er darüber informiert, dass die Postsendung an einer bestimmten Stelle, z.B. in der Postfiliale, abzuholen ist. Es besteht aber grundsätzlich keine Pflicht der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, diese Sendung abzuholen. In diesem Fall geht der Brief an den Arbeitgeber zurück – mit der Folge, dass er nicht zugestellt wurde. Der wohl beratene Arbeitnehmer, der mit einer Kündigung rechnet, macht die Tür deswegen nicht auf und holt die hinterlegte Sendung schon gar nicht ab.

Post stellt Verfahren um

Die gute Nachricht: Die Deutsche Post hat – so die Recherche der NJW – bereits auf die Problematik reagiert und nachgebessert. Demnach wird im neu eingeführten, aktuell genutzten Verfahren der Einwurf des Briefes nach dem Scan durch die Zustellerin oder den Zusteller zusätzlich digital bestätigt und mit Unterschrift sowie einer Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert. Die zeitliche "Lücke" zwischen der Dokumentation der Zustellung und dem tatsächlichen Einwurf des Schreibens, die das BAG kritisiert hatte, wird jetzt also durch ein mehrstufiges Verfahren geschlossen.

Aus Sicht der Post soll der neue Prozess sogar eine Verbesserung gegenüber dem früheren (analogen) Peel-off-Verfahren darstellen. Zudem arbeitet das Unternehmen nach eigenen Angaben an einer Weiterentwicklung der Zustelldokumentation, insbesondere an präziseren Zeitangaben bei der Haustürzustellung.

Richtig ist, dass der vom BAG gegen einen Anscheinsbeweis angeführte Mangel durch den modifizierten Prozess behoben ist. Grundsätzlich ist die Annahme eines Anscheinsbeweises für den Zugang der Erklärung damit wieder möglich. Die Erwägungen des BAG können jedenfalls auf den neuen Prozess nicht eins zu eins übertragen werden. Dies eröffnet dem Arbeitgeber neue Argumentationsmöglichkeiten, den Zugang der Erklärung über einen Anscheinsbeweis herzuleiten.

Ob diese Erwägungen tragfähig sind, wird sich zeigen. Es wird sicherlich weitere Rechtsstreitigkeiten geben, in denen es erneut um den Zugang einer per Einwurfeinschreiben übermittelten Erklärung geht. Arbeitgeber haben mit Blick auf den geänderten Dokumentationsprozess gute und überzeugende Argumente dafür, dass das BAG im Vergleich zum jüngst veröffentlichten Urteil abweichend entscheiden wird. Bis dahin wird allerdings noch viel Zeit vergehen. Bis dahin bleibt eine Rechtsunsicherheit bestehen. Wer das Risiko minimieren oder ausschließen möchte, wird bis zur Klärung der maßgeblichen Rechtsfragen auf die oben genannten Zustellformen setzen müssen. Letztlich ist es Sache des Unternehmens, eine Risikoabwägung vorzunehmen und sich zu fragen: "Wie viel ist mir der rechtssichere Zugang einer Erklärung wert?"