Digitalisierte Steuerdaten dürfen bei Außenprüfung nicht längerfristig auf Prüfer-Notebook gespeichert werden

Die Finanzverwaltung darf die ihr im Rahmen einer Außenprüfung in digitaler Form überlassenen Daten nicht über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf (mobilen) Rechnern außerhalb der behördlichen Diensträume speichern. Dies hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 16.12.2014 entschieden. Denn dies sei unverhältnismäßig und durch § 147 Abs. 6 Satz 2 AO nicht gedeckt (Az.: VIII R 52/12, BeckRS 2015, 95360).

Kläger rügt angekündigte Datenspeicherung auf Prüfer-Notebook über Außenprüfung hinaus

Das Finanzamt ordnete beim Kläger, einem selbständigen Steuerberater, eine Außenprüfung an. Mit einer Prüfungsanordnung verlangte das Finanzamt die Vorlage der Gewinnermittlungen und zu deren Prüfung die Steuerdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Nach erfolglosem Einspruchsverfahren klagte der Kläger gegen die Prüfungsanordnung. Er vertrat die Ansicht, das Finanzamt dürfe diese Daten nicht -wie angekündigt- über die Prüfung hinaus bis zur Bestandskraft von nach der Außenprüfung erlassenen Bescheiden auf dem (mobilen) Rechner des Prüfers speichern. Das Finanzgericht wies die Klage ab. Dagegen legte der Kläger Revision ein.  

BFH: Gefahr missbräuchlicher Verwendung der Daten muss angemessen begegnet werden  

Die Revision hatte Erfolg. Das FG habe zu Unrecht aus § 147 Abs. 6 Satz 2 AO das Recht der Finanzverwaltung hergeleitet, aufgrund einer entsprechenden Prüfungsanordnung die ihr im Rahmen einer Außenprüfung in digitaler Form überlassenen Daten über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der Diensträume der Finanzverwaltung zu speichern. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit müsse der Gefahr missbräuchlicher Verwendung der Daten (Prüfer-Notebook gerät beispielsweise infolge eines Diebstahls in fremde Hände) angemessen Rechnung getragen werden.  

Verhältnismäßigkeitsgrundsatz fordert räumliche und zeitliche Beschränkung der Datenspeicherung  

Dieser Anforderung wird laut BFH ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung entsprochen, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden sowie nach Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert oder aufbewahrt werden, soweit und solange sie für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden.  

Räumliche Beschränkung des Datenzugriffs folgt zudem aus Gesetzeswortlaut  

Die räumliche Beschränkung des Datenzugriffs folgt zudem eindeutig aus dem Wortlaut des § 200 Abs. 2 AO und des § 6 der Betriebsprüfungsordnung 2000, wonach der Steuerpflichtige die prüfungsrelevanten Unterlagen nur in seinen Geschäftsräumen, notfalls auch in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen hat und ein anderer Prüfungsort nur ausnahmsweise in Betracht kommt.