Der Deutsche Anwaltverein (DAV) unterstützt den Entwurf eines Gesetzes zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Errichtung des Elektronischen Urkundenarchivs. Dies geht aus der Stellungnahme durch seinen Ausschuss Anwaltsnotariat und seinen Geschäftsführenden Ausschuss der Arbeitsgemeinschaft Anwaltsnotariat hervor.
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Verwahrung von Papierurkunden und Überführung von Urkunden in elektronische Form wird geregelt
Der Gesetzentwurf verknüpfe zwei wichtige Themen und Aufgaben, so der DAV. Zum einen die Verwahrung der Papierurkunden, nachdem der Notar aus dem Amt ausgeschieden ist und zum anderen die dauerhafte Überleitung und Erfassung von Urkunden einschließlich erforderlicher Strukturdaten in die elektronische Form. Die Verwahrung der Papierurkunden übernähmen zukünftig die Notarkammern. Die dauerhafte Überleitung und Erfassung von Urkunden in die elektronische Form sei von den einzelnen Notaren auszuführen. Das daraus entstehende elektronische Urkundsarchiv werde die Bundesnotarkammer einrichten und betreiben. Damit übernähmen die Notare und ihre Kammern wichtige zusätzliche Aufgaben im Rahmen der vorsorgenden Rechtspflege.
Notare zu Übernahme der kostenintensiven Maßnahmen bereit
Der Ausschuss Anwaltsnotariat und der Geschäftsführende Ausschuss der Arbeitsgemeinschaft Anwaltsnotariat des DAV betonen, dass die Notare mit der Übernahme dieser kostenintensiven Aufgaben einen wichtigen Beitrag zur Weiterentwicklung eines funktionierenden Rechtsstaates für die Bürger leisten. Auch die in Zukunft nicht unerheblich anfallenden Kosten der Urkundsverwahrung und -erfassung in elektronischer Form würden nur in Teilen von den Urkundsbeteiligten getragen. Die entstehenden und nicht kompensierten Mehrkosten sollen von den einzelnen Notaren übernommen werden.
Kostenrelevante Effizienzsteigerung möglich
Damit mittelfristig die Neuordnungen nicht nur für den Staat entlastend wirken, sondern auch für alle anderen Urkundsbeteiligten, sei insbesondere eine erhebliche Effizienzsteigerung in den Notariaten erforderlich, so der DAV in seiner Stellungnahme. Dies bedinge – und sei damit Voraussetzung für die Neuordnung –, dass in einem weiteren Schritt die umfassende Verknüpfung der durch die Notare geschaffenen Strukturdaten mit verwaltungsrechtlichen und/oder (register-)gerichtlichen Vorgängen, insbesondere den Vorgängen in Bezug auf das Grundbuch, dem Handelsregister, Testamentsregister, Vorsorgeregister, allen Gerichtsbarkeiten und allen Behörden, die bei dem Vollzug von Urkunden involviert sind, ermöglicht und zugelassen werden. Der jetzt zu Recht eingeleitete Neuerungsprozess werde dann zu einer kostenrelevanten Effizienzsteigerung im Notariat, in der Verwaltung und bei den Gerichten führen. Für die Beteiligten der Urkunde, die durch Gebührenerhebung nun direkt an den Kosten des elektronischen Archivierung und Datenerfassung beteiligt werden, werde sich der wesentliche Mehrwert dann zeigen, wenn die Verknüpfung der Daten ohne weitere Medienbrüche möglich wird.
Verknüpfung der elektronischen Daten im Rechtsverkehr gefordert
Der DAV unterstützt damit zwar ausdrücklich, dass es sich bei der mit diesem Gesetz eingeleiteten Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsurkunden und der Errichtung eines elektronischen Urkundsarchivs um einen ersten Schritt hin zu einer Volldigitalisierung des Rechtsverkehrs handelt. Er fordert den Gesetzgeber jedoch auch auf, wie bereits in der Gesetzesbegründung angekündigt, die weiteren gesetzgeberischen und strukturellen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Verknüpfung der durch die Notare geschaffenen elektronischen Daten im Rechtsverkehr in sehr naher Zukunft umfassend erfolgen kann.
